Skjalastefna

Stefna FMOS er að skjalastjórn og skjalavarsla skólans sé í samræmi við þau lög, reglur og staðla sem mynda starfsumhverfi hans.

Lögð er áhersla á vönduð vinnubrögð við móttöku skjala, skráningu þeirra, miðlun upplýsinga, vinnslu mála og frágang til að tryggja áreiðanleika, vandaða málsmeðferð, rekjanleika ákvarðana, öryggi gagna, persónuvernd, varðveislu og endurheimt.

Tilgangur
Skjalastefnunni er ætlað að tryggja kerfisbundna skjalastjórn í skólanum. FMOS er opinber stofnun og ber því að starfa eftir lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Í 1. gr. þeirra laga kemur fram að markmið þeirra er „að tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi“. Ábyrg stefna og vinna í samræmi við hana tryggir að öll meðferð skjala sé áreiðanleg, að skjölin séu vistuð í samræmi við lög og reglur og að þau séu örugg og aðgengileg þegar á þarf að halda.

Gildissvið
Stefnan nær til alls starfsfólks skólans. Hún nær til allra skjala sem mynduð eru innan skólans eða berast að og er þannig vitnisburður um starfsemi skólans.

Ábyrgð
Skólameistari ber ábyrgð á að skjalastjórn og skjalavarsla skólans sé í samræmi við lög og reglur, samanber 22. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Skjalastjóri ber faglega ábyrgð á að skjalastjórn sé í samræmi við lög og reglur. Hann ber ábyrgð á að semja reglur og leiðbeiningar og veita fræðslu um skjalastjórn. Skjalastjóri ber ábyrgð á að hafa reglu á málasafni og skjalakerfi og hefur yfirumsjón með skjalasafninu í heild, þ.m.t. öðrum skjalaflokkum. Verði breyting á verksviði skólans sem hefur áhrif á notkun gagnasafnsins ber skjalastjóri ábyrgð á því að tilkynna slíkt til Þjóðskjalasafns.

Yfirstjórn skólans ber ábyrgð á að skjalastefnunni sé framfylgt. Þau sem gegna þessum störfum skulu sýna gott fordæmi og tryggja skjalastjóra stuðning við framkvæmd stefnunnar.

Starfmenn allir bera hver og einn ábyrgð á að unnið sé eftir skjalastefnu skólans og þeim ber að fylgja þessum reglum hvort sem skjölin berast til þeirra eða verða til hjá þeim.

Markmið
Markmið stefnunnar og þeim reglum sem fylgja um málasafn eru:

• Að tryggja kerfisbundna stýringu á skjölum
• Að stuðla að upplýsingaflæði innan skólans
• Að stjórnendur hafi yfirsýn yfir stöðu mála
• Að starfsfólk hafi yfirsýn yfir stöðu mála sem eru í ábyrgð þess
• Að tryggja endurheimt upplýsinga
• Að hægt sé að rekja hvernig verkefni voru leyst
• Að gögn séu skráð og skipulögð með þeim hætti að málaskráin nýtist sem upplýsingakerfi og stuðli að þekkingu.

Síðast breytt: 14. júní 2024